Outlook | FindTime

Microsoft FindTime est un outil de planification de réunions intégré à Outlook, conçu pour faciliter la coordination des horaires entre les participants. Il permet aux utilisateurs de proposer plusieurs créneaux horaires pour une réunion, et de laisser les participants voter sur ceux qui leur conviennent le mieux. Une fois qu'un horaire est choisi, FindTime envoie automatiquement des invitations et confirme la réunion.

Créer un sondage

Etape 1

Commencez par créer un rendez-vous dans Outlook. Ajoutez les participants à la réunion ainsi que la durée du rendez-vous. Cliquez ensuite sur “Sondage de disponibilité”.

Etape 2

Sélectionnez plusieurs créneaux horaires en fonction de la durée prévue pour la réunion.

Vous pourrez voir la disponibilité des utilisateurs au sein de votre organisation. Il est également possible d'envoyer ces sondages à des personnes externes à votre entreprise (indiquées par une icône grise).

Une fois les créneaux choisis, cliquez sur “Suivant”.

Etape 3

Vérifiez le résumé du sondage (les différentes dates proposées). Supprimez celles qui ne conviennent plus.

Examinez les options supplémentaires et ajustez-les selon vos besoins.

Cliquez sur “Créer un sondage” pour finaliser la procédure.

Etape 4

Envoyez le sondage aux participants.

Des bloqueurs sont automatiquement ajoutés au calendrier de l’organisateur de l’évènement.

Répondre au sondage

Etape 1

Chaque participant reçoit un email d’invitation. Cliquez sur “Vote”.

Etape 2

Sélectionnez vos disponibilités parmi les créneaux proposés. Vous pouvez également indiquer vos préférences pour certains horaires. Cliquez sur “Vote” pour finaliser votre réponse.

Contrôler le sondage et fixer le rendez-vous

Etape 1

Lorsqu’un invité répond au sondage, l’organisateur est informé par email. Cliquez sur “Afficher le sondage” dans l'un des emails reçus pour voir l’état du sondage.

Etape 2

Choisissez la date qui convient le mieux aux participants, puis cliquez sur “Planifier une réunion”.

Etape 3

Envoyez l’invitation à tous les participants.

Une fois l’invitation envoyée, les différents bloqueurs se suppriment automatiquement du calendrier de l’organisateur de l’évènement.

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